Arhivare Bucuresti, arhivare electronica – Siguranta pe primul loc

Arhivare Bucuresti, arhivare electronica sunt servicii foarte cautate si in acest an. Asta datorita legislatiei stricte cu privire la modul de pastrare, depozitare si inregistrarea a documentelor contabile. Conform prevederilor legale societatile comerciale pe actiuni, persoanele fizice autorizate si celelalte entitati care desfasoara activitati comerciale sau necomerciale sunt obligate sa pastreze intacte inregistrarile contabile pentru o perioada de timp.

Prin intermediul unor firme specializate in servicii de arhivare, documentele in cauza pot fi pastrate pentru perioada impusa de lege. Nerespectarea prevederilor mentionate prin normele metodologice, aduce dupa sine o serie de sanctiuni care pot afecta buna functionare companiei.

Arhivare Bucuresti, servicii de arhivare, arhivare electronica – prevederi legale legate de pastrarea documentelor

Legea nr 31/1990 privind arhivarea documentelor  si inregistrarilor contabile presupune respectarea normelor in vigoare, gruparea cronologica a inregistrarilor, parafarea si numerotarea corespunzatoare a documentelor, pastrarea documentelor in spatii special amenajate. Potrivit acestei legi inregistrarile in arhiva si mutarea documentelor se realizeaza cu ajutorul Registrului de evidenta. Reglementarile legale prevad intocmirea de procese verbale la eliminarea inregistrarilor expirate.

Legea arhivarii, modificata in 2016 prin Ordin de Ministru, valabil si azi, prevede pastrarea inregistrarilor contabile pe suport de hartie sau in format electronic. Indiferent de modul de pastrare a acestora se impun servicii de arhivare si arhivare electronica specializate. Centrele se arhivare Bucuresti ofera solutii complete si complexe, in concordanta cu prevederile legale.  

Tot in arhive trebuie pastrate si documentele legate de fuziuni, falimentari sau lichidari. In cazul fuziunilor, documentele trebuie pastrate in arhive separate. Inregistrarile se realizeaza cronologic si logic conform prevederilor in vigoare.

Perioada de pastrare a documentelor financiar contabile

Inregistrarile contabile trebuie pastrate pe suport de hartie sau pe suport electronic pentru 5, 10 sau 50 de ani. Conform dispozitiilor legale statele se salarii trebuie pastrate pentru jumatate de secol. In aceasta situatie se impun obligatoriu servicii de arhivare sau arhivare electronica profesionale. Orice inregistrare si orice modificare cu privire la acestea trebuie consemnate in registrul special intocmit. Eliminarea acestora se poate realiza doar prin intocmirea si inregistrarea proceselor verbale.

O serie de inregistrari contabile trebuie pastrate pentru cinci ani. Printre documentele ce au nevie de arhivare Bucuresti sau arhivare electronica se gasesc notele de receptie si bonurile de consum. Tot in aceasta categorie intra chitantele pentru  operatiuni in valuta si deciziile de imputare. Chiar si achizitiile de plata si ordinele de deplasare trebuie tinute pentru cinci fie pe suport de hartie sau suport electronic.

Situatiile financiare anuale sunt documentele ce trebuie pastrate pentru 10 ani. In aceste cazuri serviciile de arhivare sau arhivare electronica sunt indispensabile. Dosarele nu trebuie doar numerotate si inregistrate cronologic ci si mentinute impecabil. Pastrarea integritatii  este una dintre conditiile impuse prin lege. Orice distrugere sau deteriorare este sanctionata.

Cui se aplica prevederile legii nr. 31/1990?

Conform legii si organismele de plasament colective trebuie sa detina arhive bine organizate. Intre acestea se gasesc fondurile facultative de pensii si fondurile private. Practic conform prevederilor legale, trebuie sa isi organizeze documentele financiare toate entitatile si organizatiile care desfasara activitati comerciale sau furnizeaza servici.  

De servicii de arhivare, arhivare electronica si arhivare Bucuresti au nevoie societatile comerciale, companiile nationale si regiile autonome. Prevederile legii se aplica si institutelor de cercetare dezvoltare si societatile corporatiste. In aceiasi categorie intra si institutiile publice, asociatiile si persoanele juridice.

Arhivare Bucuresti, servicii de arhivare – conditii de pastrare a documentelor

Cand vine vorba se pastrarea documentelor prevederile legale sunt destul de simple.

In primul rand trebuie sa realizeze o evidenta logica din punct de vedere cronologic. Al doilea detaliu tine se organizarea efectiva a arhivei. Acest detaliu face ca serviciile de arhivare Bucuresti si arhivare electronica sa fie necesare.

Legislatia prevede organizare unor spatii speciale pentru pastrarea documentelor. Spatiile destinate pentru arhivare Bucuresti, spre exemplu, trebuie sa fie prevazute cu sisteme de stingere a incendiilor. Trebuie sa detina toate elementele de siguranta si sa asigure integritatea dosarelor pentru perioada stabilita.

De altfel si accesul la documentele trebuie restrictionat. Se recomanda ca operatiunile de ordonare, verificare si manipulare sa se realizeze doar de persoane competente autorizate. In aceste conditii cea mai confortabila metoda de a pastra arhiva este se a accesa servicii de arhivare si arhivare electronica. Companiile ce desfasoara arhivare Bucuresti, sunt alternativa la angajarea unei persoane specializata in acest sens.

Arhivare Bucuresti, servicii de arhivare pentru documente pe suport de hartie

Conform legislatiei responsabilii care furnizeaza servicii de arhivare, arhivare Bucuresti, arhivare electronica trebuie sa asigure mijloace adecvate pentru pastrarea dosarelor. Se impune prezenta unor spatii cu sisteme pentru stingerea incendiilor si sisteme prevenire a inundatiilor. In acelasi timp trebuie sa existe si instrumente care sa asigure conservarea arhivei pana la expirare.

Legea privind pastrarea documentelor financiar contabile are reglementari clare cu privire la documentele pe suport de hartie. Prima si cea mai important previndere este legata de inregistrarea activitatii.Trebuie tinuta evidenta clara a tuturor documentelor, atat a celor anuale cat si a celor justificative.

Inregistrarea documentelor se face de specialistii in servicii de arhivare si arhivare electronica in registrul de evidenta. Aici sunt mentionate ordinea primirii si iesirii fara ca numerele atribuite sa se repete.  Inregistrarile incep la 1 ianuarie  anul curent si se finalizeaza la 31 decembrie.

Arhivare Bucuresti, servicii de arhivare pentru documente pe suport de hartie – coordonare activitatii

Un alt aspect prevazut de lege este legat de coordonarea arhivei. Responsabili de arhivare Bucuresti si servicii de arhivare trebuie sa organizeze documentele primite. Operatiunile de primire se realizeaza in baza proceselor verbale, mentionate la randul lor in registrul de evidenta.

Specialistii in arhivare Bucuresti, servicii de arhivare au obligatia de a selectiona si organiza documentele. In acest proces sunt identificate documentele ce trebuie pastrate, dar si cele ce pot fi trimise catre distrugere. De asemenea responsabili de arhive sunt obligati sa selecteze si inscrisurile fara evidenta. Operatiunile de evidenta trebuie mentionate in registrele speciale.

O alta indatorire a specialistilor in care asigura servicii de arhivare este de a elibera documentele solicitate de angajati, colaboratori, s.a. Toate operatiunile trebuie realizate in conformitate cu legislatia in vigoare si consemnate in registrul.  

Arhivare Bucuresti, arhivare electronica pentru documente in format electronic

Conform Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica documentele trebuie pastrate, manipulate si organizate de un administrator al arhivei. Administratorul trebuie sa fie o persoana acreditata in acest scop.

Crearea arhivei electronice este conditionata de urmatoarele cerinte: semnarea documentelor cu semnatura electronica, prezenta unor chei de criptare si decriptare a documentelor, transmiterea documentelor conform articolului 8, alineat 2. Respectarea acestor cerinte atesta ca documentul este original.

Angajatii specializati in servicii de arhivare si  arhivare electronica au obligatia de a identifica documentele, de al ordona si pozitiona in arhiva electronica. Fiecare fisier astfel creat are ca elemente de identificare: numele proprietarului, emitentul facturii, titularul si istoricul acestuia. Fisierele din arhiva electronica, provenite de pe suport de hartie trebuie sa fie insotite de alte informatii. De date cu privire la locul de depozitare a documentelor in arhivele fizice.

Arhivare Bucuresti, arhivare electronica pentru documente in format electronic – coordonare si organizare

Administratorul care se ocupa de operatiuni de arhivare electronica si arhivare Bucuresti are numeroase indatoriri. In primul rand acesta trebuie sa tina evidenta tuturor documentelor intrate in Registrul de inregistrare. Trebuie sa identifice sa sorteze insemnarile in ordine cronologica, in conformitate cu prevederile legale.

Un aspect prevazut in lege cu privire la servicii de arhivare si arhivare electronica este legat de integritatea informatiilor. Orice firma care are arhiva electronica trebuie sa fie pregatita sa acopere prejudiciile ce pot aparea din pricina formatului electronic. Toate documentele trebuie insotite de fisa de arhivare, ce este pastrata separat.

Accesul la arhiva electronica este public doar pentru documentele pentru care titularul permite. Documentele clasificate pot fi obtinute doar dupa ce se obtine acordul titularului. Toate operatiunile trebuie consemnate in registrul electronic.  

Arhivare Bucuresti, arhivare electronica –  conservarea arhivei

Elementele de conservare a arhivei electronice pe termen lung sunt si ele reglementate prin lege. Astfel administratorul care se ocupa de arhivare Bucuresti si arhivare electronica este obligat sa pastreze codul sursa al tuturor programelor folosite. Sunt mentionate programele pentru construirea si exploatarea arhivei electronice.

Persoana responsabila servicii de arhivare are obligatia de a pune la dispozitie programe care sa permita translatarea oricarui act. Documentele din arhiva electronica trebuie sa poata fi citite, indiferent de uzura tehnologica. Indiferent de formatul initial, acesta trebuia sa fie convertite la tehnologia actuala. Astfel pot fi citite, identificate si prelucrate informatiile. Documentele nerecunoscute, trebuie descrise si insotite de note specifice cu privire la formatul acestora.

La arhiva electronica au acces nelimitat administratorul si titularul documentelor. Regimul de acces trebuie  mentionat la initierea contractului. Conform prevederilor legale titularul are acces la arhiva insa nu are dreptul de aduce niciun fel de modificare. Orice modificare se realizeaza doar de administrator si este mentionata in registru.

Servicii de arhivare, arhivare Bucuresti, arhivare electronica – operatiuni specifice

Firmele care furnizeaza servicii de arhivare nu se limiteaza la operatiunile mentionate anterior. Fie ca asigura servicii de arhivare, arhivare Bucuresti, arhivare electronica sarcinile sunt mult mai complexe. Printre operatiunile realizate de acestia se numara cele de elaborare nomenclator. Prin acest pas se asigura consultanta in vederea intocmirii si aprobarii Nomenclatorului Arhivistic.  Specialistii efectueaza toate operatiunile de prelucrare, de la cele de sortare si toaletare la cele de ordonare si inventariere.

Pentru arhivele pe suport de hartie, aceste firme asigura si servicii de indosariere si legatorie. Astfel documentele sunt pastrate conform prevederilor legale. Pentru arhivele electronice, firmele ce furnizeaza servicii de arhivare si arhivare electronica asigura scanare si digitalizare. Acest pas permite accesul rapid si usor la informatii. Suportul electronic permite conservare pe termen lung a documentelor.

Documentele expirate sunt eliminate si distruse. Procesul de distrugere se realizeaza in mod securizat. Companiile specializate in servicii de arhivare, arhivare Bucuresti, arhivare electronica au capacitatea de a sterge/distruge inregistrarile aprobate.

Logistica si transport  – arhivare Bucuresti, arhivare electronica

Transportul in siguranta al documentelor poate fi pentru anumite entitati o adevarata provocare. Volumul mare de dosare pune multe riscuri. In primul rand poate fi afectata integritatea acestora. In al doilea rand pot exista probleme mari legate transport efectiv. Cele mai multe companii care furnizeaza servicii de arhivare, arhivare Bucuresti, arhivare electronica vin cu solutii in acest scop.

Documentele sunt preluate direct de personal specializat. Acestea sunt indosariate si etichetate astfel ca toate documentele sunt reperate cu usurinta. Transportul in cazul arhivelor mari este asigurat. Sunt folosite autovehicule care respecta cele mai riguroase norme de siguranta. In general autoturismele pentru transportul documentelor sunt prevazute cu sisteme de monitorizare prin satelit. Riscul de pierdere, furt sau deteriorare a arhivei fiind zero.

Serviciile complete de arhivare presupun sisteme inteligente de gestiune a documentelor, transport eficient si depozitare pe  termen lung. Siguranta arhivei este asigurata pe termen lung. Depozitarea tuturor dosarelor se face de personal specializat in spatii corect amenajate.

Sanctiuni privind nerespectarea legii arhivelor

Nerespectarea prevederilor legale aduce sanctiuni  ce pot afecta activitatea companiilor. Pastrarea inregistrarilor financiar contabile in conditii improprii este penalizata conform legii cu amenzi in valoare de pana la 14.000 lei.

La prevederile legale trebuie sa se alinieze entitatile care pastreaza arhive pe suport de hartie. Normele de pastrare a documentelor contabile trebuie respectate si de firmele care aleg suportul digital. In aceste conditii colaborarea cu  firme ce furnizeaza servicii de arhivare, arhivare Bucuresti, arhivare electronica devine necesitate.  Aceasta solutie este ce cea mai sigura pentru a evita amenzile. In acelasi timp este si cea mai buna metoda de a conserva documentele companiei pe termen lung

Contact

Ne puteti trimite mesaje rapid prin formularul de contact!

Suntem mai mult decat bucurosi sa va raspundem!